CHO THUÊ TRỌN GÓI THIẾT BỊ SỰ KIỆN GALA DINNER, YEP TẠI TP.HCM

Quý IV hằng năm luôn là thời điểm bận rộn nhất của các doanh nghiệp. Đây là giai đoạn các đơn vị không chỉ tăng tốc hoàn thành các chỉ tiêu kinh doanh cuối năm mà còn chuẩn bị cho hai sự kiện có ý nghĩa văn hóa và chiến lược bậc nhất. Gala Dinner tri ân đối tác, khách hàng và Year End Party (YEP) là đêm tiệc tất niên gắn kết, tôn vinh toàn thể nhân sự sau một năm cống hiến bền bỉ.

Một chương trình tiệc cuối năm thành công vượt mong đợi không chỉ dừng lại ở một thực đơn thịnh soạn hay một sảnh tiệc lộng lẫy. Yếu tố trực tiếp dẫn dắt cảm xúc, giữ lửa không khí và tôn vinh những khoảnh khắc vinh danh trang trọng chính là hạ tầng kỹ thuật sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn hình trình chiếu.

Hiểu được áp lực của các nhà tổ chức sự kiện và phòng nhân sự (HR/Admin) trong việc phải điều phối cùng lúc nhiều nhà cung cấp nhỏ lẻ, 4S mang đến dịch vụ cho thuê trọn gọi thiết bị sự kiện Gala Dinner, YEP tại TP.HCM.

1. Các thiết bị sự kiện quan trọng cho đêm Gala Dinner và YEP

✅ ÂM THANH (SOUND): Dẫn dắt cảm xúc, truyền tải rõ ràng từng thông điệp từ bài phát biểu khai mạc của ban lãnh đạo, giữ sự trang trọng trong phần vinh danh và khuấy động không khí bùng nổ trong phần hát ca nhạc, minigame.

✅ ÁNH SÁNG (LIGHTING): Tạo khối không gian, định hình phong cách dạ tiệc, rọi sáng khuôn mặt nhân vật trên sân khấu và chuyển biến nhịp nhàng theo từng cung bậc kịch bản.

✅ MÀN HÌNH LED (VISUAL): Thay thế phông bạt tĩnh truyền thống, hiển thị các thước phim tổng kết chặng đường 365 ngày (Year in Review), hiệu ứng vinh danh từng cá nhân và các visual đồ họa 3D ăn khớp với từng nốt nhạc.

✅ SÂN KHẤU VÀ KHUNG GIÀN TRUSS: Đóng vai trò là bệ phóng cơ học vững chãi, tạo điểm tựa an toàn cho mọi tiết mục biểu diễn và giải phóng không gian mặt sàn nhờ hệ thống treo đèn, loa chuyên nghiệp.

2. Các hạng mục thiết bị trong gói dịch vụ của công ty 4S

Hệ thống thiết bị sự kiện của 4S được đầu tư bài bản theo tiêu chuẩn lưu diễn công nghiệp, sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu khắt khe từ các khách sạn 5 sao, trung tâm hội nghị quốc tế đến các không gian tiệc ngoài trời:

✅ BỤC SÂN KHẤU LẮP GHÉP CHỊU LỰC:

▶ Kết cấu chịu tải cao: Khung hợp kim nhôm đúc định hình hoặc thép hộp sơn tĩnh điện dạng module lắp ghép 1mx1m, 1mx2m. Sân khấu chịu tải trọng an toàn từ 500 kg-750 kg/m2, đảm bảo vững chắc khi toàn thể ban lãnh đạo hoặc các tập thể phòng ban cùng bước lên nhận bằng khen, cúp vinh danh.

▶ Chiều cao linh hoạt theo trần sảnh: Điều chỉnh độ cao từ 0.3m-0.45m (đối với sảnh tiệc trần thấp dưới 4m) đến 0.6m-1.2m (đối với sảnh Ballroom trần cao trên 5m hoặc không gian ngoài trời) để người ngồi ở những bàn cuối cùng vẫn quan sát rõ toàn cảnh.

▶ Bề mặt hoàn thiện cao cấp: Mặt sàn ván ép phủ phim chống ẩm, được bọc thảm nỉ mới 100% hoặc dán simili bóng theo gam màu nhận diện thương hiệu (Key Visual) của sự kiện.

▶ Lối di chuyển an toàn: Bố trí tối thiểu 2 lối cầu thang lên xuống có tay vịn chắc chắn và gờ chống trượt ở hai bên cánh gà, đảm bảo an toàn tối đa cho các khách mời mặc trang phục dạ hội dài và đi giày cao gót.

✅ MÀN HÌNH LED:

▶ Màn hình LED trong nhà: Với khoảng cách điểm ảnh cực mịn (2.5mm đến 3.0mm), độ tương phản cao, hiển thị rõ nét văn bản báo cáo tài chính, slide thuyết trình và hình ảnh khuôn mặt người được tôn vinh ngay cả khi quan sát ở cự ly gần 2 – 3 mét.

▶ Màn hình LED ngoài trời: Đạt tiêu chuẩn chống nước IP65, độ sáng cao vượt trội (4.500 nits) giúp hình ảnh không bị lóa mờ dưới ánh hoàng hôn và hoạt động ổn định qua các điều kiện sương ẩm đêm tiệc ngoài trời.

▶ Hệ thống xử lý hình ảnh chuyên dụng: sử dụng bộ điều khiển xử lý hình ảnh Novastar H-Series hoặc Processor chuyên dụng, hỗ trợ hiển thị đa lớp (Multi-layer), chạy cửa sổ camera trực tiếp (Live Cam) và chuyển nguồn tín hiệu mượt mà không chớp đen.

✅ HỆ THỐNG ÂM THANH BIỂU DIỄN:

▶ Loa chính (FOH Line Array): Các cụm loa Line Array đồng pha được tính toán góc phủ kỹ lưỡng, mang lại chất âm rõ nét, tròn vành rõ chữ và áp suất âm thanh (SPL) phân bổ đều khắp khán phòng mà không làm chói tai hàng ghế VIP ngồi sát sân khấu.

▶ Loa Subwoofer siêu trầm: Cung cấp dải trầm sâu, chắc nịch, tạo sức bật mạnh mẽ cho các tiết mục văn nghệ mở màn, nhạc remix và set nhạc DJ sôi động cuối chương trình.

▶ Loa Stage Monitor: Bao gồm loa đặt sàn và hệ thống tai nghe in-ear, giúp MC, ca sĩ và ban nhạc nghe rõ âm thanh của chính mình để làm chủ sân khấu.

▶ Bàn Mixer (Digital Mixing Console): Các dòng bàn mixer danh tiếng như Midas M32 LIVE, Behringer WING Fullsize, Allen & Heath SQ series tích hợp bộ xử lý hiệu ứng cao cấp, chống hú rít tuyệt đối và lưu sẵn từng cảnh âm thanh theo sát kịch bản.

▶ Hệ thống Micro không dây cao cấp: Micro UHF/Digital độ nhạy cao, tự động quét tần số sạch tránh xung đột sóng vô tuyến với các sảnh tiệc lân cận, luôn chuẩn bị sẵn tối thiểu 2 micro dự phòng tại bàn FOH.

✅ THIẾT KẾ ÁNH SÁNG NGHỆ THUẬT:

▶ Đèn chiếu sáng mặt: Ánh sáng vàng ấm tự nhiên (3200K – 4500K) với chỉ số hoàn màu CRI > 90, làm nổi bật ban lãnh đạo và người nhận thưởng, giúp ống kính máy quay và thợ chụp ảnh bắt trọn khoảnh khắc mà không bị bóng đen sạm trên khuôn mặt.

▶ Đèn nhuộm màu không gian (Par LED 54x3W): Nhuộm màu các mảng tường, trần sảnh và phông nền sân khấu theo đúng màu sắc chủ đạo của đêm tiệc.

▶ Đèn hiệu ứng chuyển động (Moving Head Beam/Spot): Tạo các luồng tia quét không gian, hoa văn gobo biến ảo, kết hợp cùng máy tạo khói mờ (Hazer) để biến khán phòng thành một sân khấu lễ hội âm nhạc rực lửa trong phần hội.

▶ Bàn điều khiển ánh sáng chuyên nghiệp: Hệ thống GrandMA2 onPC kết hợp cục xử lý mạng NPU, đồng bộ cảnh sáng chính xác theo từng nhịp beat của âm thanh và mã Timecode.

✅ KHUNG GIÀN TRUSS NHÔM VÀ HẠ TẦNG ĐIỆN NGUỒN:

▶ Khung truss: Khả năng chịu lực uốn cao, dùng để treo loa và đèn lên cao, giải phóng 100% diện tích mặt sàn sảnh tiệc, mang lại sự thông thoáng và chuyên nghiệp.

▶ Tủ điện 3 pha công nghiệp: Trang bị Aptomat tổng (MCCB), các Aptomat nhánh (MCB) và bộ chống giật (ELCB/RCCB) độc lập, tách riêng đường điện âm thanh và ánh sáng để triệt tiêu tiếng ù xì cảm ứng điện từ.

▶ Gờ nẹp cao su: Toàn bộ dây dẫn băng qua các lối đi nội bộ của khách mời đều được bảo vệ trong nẹp cao su chịu lực 2 – 5 tấn, loại bỏ hoàn toàn nguy cơ trượt ngã, vấp dây.

3. Bảng dự toán cấu hình trọn gói - 4S gợi ý theo quy mô tiệc

Nhân sự: lắp đặt, vận hành và chi phí vận chuyển

4. Kinh nghiệm thực tế khi tổ chức Gala Dinner và YEP cho từng địa hình

Mỗi không gian tổ chức tại khu vực TP.HCM đều có những đặc thù hạ tầng riêng biệt. Nắm vững những lưu ý dưới đây sẽ giúp bạn tổ chức tránh được các xung đột kỹ thuật phút chót:

✅ KHÔNG GIAN NHÀ HÀNG, KHÁCH SẠN:

▶ Thời gian thi công ngắn: hầu hết các trung tâm tiệc cưới cao cấp (White Palace, Gem Center, Adora,...) thường có khách ăn tiệc trưa và chỉ bàn giao sảnh cho đơn vị kỹ thuật vào khoảng 14:00 - 15:00 để kịp đón khách lúc 18:00. Ban tổ chức bắt buộc phải chọn đơn vị cung ứng có lực lượng kỹ thuật đông đảo, tác phong công nghiệp như 4S để hoàn thiện việc lắp ráp chỉ trong vòng 3-4 giờ.

▶ Giới hạn chiều cao: Cần xác định vị trí đèn chùm của nhà hàng có cản trở luồng quét của đèn Moving Head hay không, chiều cao trần có đủ dựng giàn truss hay phải chuyển sang phương án chân trụ đứng.

▶ Quy định nguồn điện và giới hạn âm thanh: Nắm rõ vị trí đấu nối điện 3 pha của tòa nhà và quy định về cường độ âm thanh (dB) sau 22:00 đêm.

✅ TIỆC CÓ BIỂU DIỄN VĂN NGHỆ:

▶ Đáp ứng chuẩn Technical Rider: Ban nhạc chuyên nghiệp luôn có bản yêu cầu kỹ thuật riêng biệt về số lượng đường line micro cắm nhạc cụ (trống Jazz, guitar, keyboard, bass) và số lượng đường kiểm âm (monitor).

▶ Ứng dụng Digital Stage Box: Sử dụng các hộp kết nối tín hiệu kỹ thuật số như Midas DL32 hoặc AR2412 đặt tại sàn diễn để toàn bộ dây tín hiệu nhạc cụ được gom gọn và truyền về bàn FOH qua một sợi cáp mạng Cat6 duy nhất, tránh tình trạng giẫm đạp đứt cáp giữa tiết mục.

✅ KHÔNG GIAN TIỆC NGOÀI TRỜI:

▶ Phương án che chắn chống ẩm và mưa: Toàn bộ mặt sau của màn hình LED, loa và tủ máy điều khiển phải được trang bị bạt chống nước chuyên dụng. Các mối nối điện phải kê cao khỏi mặt đất và bọc băng keo cách điện cao su non.

▶ Gia cố kết cấu khung giàn chống gió lật: Màn hình LED và giàn truss ngoài trời có diện tích chắn gió rất lớn. Bắt buộc phải sử dụng dây cáp tăng đơ giằng chặt vào các điểm neo cố định hoặc sử dụng bồn nước đối trọng 1000L (mỗi bồn chứa đầy nước nặng đúng 1 tấn) dằn chặt ở các chân cột truss để chống lật đổ an toàn trước dông lốc bất ngờ.

▶ Chủ động nguồn điện máy phát: Nguồn điện tại các khu du lịch sinh thái hay bãi cỏ thường rất yếu. Giải pháp an toàn nhất là thuê kèm một máy phát điện công nghiệp 3 pha chạy dầu dự phòng độc lập, có công suất dư tải 30% để đảm bảo hệ thống vận hành liên tục không sụt áp.

5. Quy trình 6 bước chuyên nghiệp tại 4S

Để đảm bảo chương trình diễn ra chuẩn xác từng giây, quy trình hợp tác tại 4S có 6 giai đoạn rõ ràng:

✔️ Tiếp nhận yêu cầu: Ghi nhận thông tin cơ bản: ngày giờ, địa điểm tổ chức, số lượng khách, tính chất kịch bản và mức ngân sách dự kiến của doanh nghiệp.

✔️ Khảo sát mặt bằng thực tế: Kỹ thuật viên 4S trực tiếp đến đo đạc không gian sảnh tiệc, kiểm tra chiều cao trần, tải trọng sàn, vị trí tủ điện 3 pha và đặc điểm tiêu âm của khán phòng.

✔️ Lên sơ đồ bố trí (layout 2D/3D) và báo giá minh bạch: xuất bản vẽ mô phỏng vị trí đặt loa, hướng phủ âm thanh, kích thước màn hình LED và vị trí treo đèn, bóc tách chi tiết từng hạng mục thiết bị, cam kết không phát sinh chi phí ẩn ngoài hợp đồng.

✔️ Vận chuyển và lắp đặt hoàn thiện: Thiết bị được tập kết tại địa điểm đúng giờ cam kết. Đội ngũ kỹ thuật lắp ráp, thi công, kết nối tín hiệu cáp mạng, căn chỉnh góc phủ âm thanh bằng phần mềm đo đạc chuyên dụng và bàn giao hệ thống trước giờ đón khách.

✔️ Tổng duyệt cùng Ban tổ chức: Chạy thử kịch bản, khớp nhạc nền, test micro cho từng người phát biểu, rà soát clip trình chiếu trên màn hình LED và lưu các cảnh sáng trước giờ đón khách tối thiểu 60 phút.

✔️ Trực vận hành xuyên suốt và tháo dỡ an toàn: Kỹ thuật viên 4S túc trực 100% thời lượng bên bàn điều khiển FOH đến khi vị khách cuối cùng ra về, tiến hành thu dọn thiết bị nhanh gọn, vệ sinh mặt bằng sạch sẽ và bàn giao nguyên trạng sảnh tiệc.

6. Câu hỏi thường gặp về thuê thiết bị Gala Dinner, YEP (FAQ)

✅ Xin liên hệ theo thông tin dưới đây để nhận tư vấn và báo giá nhanh nhất

Hotline: 093.143.7379

hoặc qua ZALO: 093.143.7379

Email: 4s.kinhdoanh@gmail.com