Kinh nghiệm tổ chức Lễ khánh thành chuyên nghiệp

Kinh nghiệm tổ chức Lễ khánh thành chuyên nghiệp

Lễ khánh thành

"Khánh thành" là một cụm từ ghép. Khánh được hiểu là sự hân hoan, vui mừng, thành có nghĩa là hoàn thành. Khánh thành thể hiện được sự vui vẻ, hân hoan khi hoàn thành một công việc gì đó. Cụ thể ở đây, khánh thành nhà máy, khánh thành một công trình, cầu đường,...

Lễ khánh thành được tổ chức để đánh dấu sự hoàn thành và chính thức đưa vào sử dụng của một công trình, dự án. Thông thường, trong buổi khánh thành, sẽ có các bài phát biểu, cắt băng khánh thành, và các hoạt động văn hóa, nghệ thuật nhằm tạo không khí vui tươi và ý nghĩa cho sự kiện. Đây là dịp để ghi nhận công sức của những người đã tham gia thực hiện dự án và cũng để công bố với công chúng về sự hoàn thiện của nó.

Lễ khánh thành thường chỉ diễn ra một buổi. Tuy nhiên, tùy vào quy mô, mức độ trang trọng của sự kiện mà Lễ khánh thành có thể kết hợp với gala dinner. Điều đó có nghĩa là các buổi Lễ khánh thành đơn giản sẽ diễn ra trong thời gian ngắn, các buổi Lễ khánh thành quy mô hơn sẽ diễn ra trong một hoặc vài buổi.

Các hoạt động thường diễn ra tại các buổi Lễ khánh thành

Đón tiếp khách mời: giai đoạn này thường chiếm tầm 30 đến 60 phút trong lịch trình của sự kiện. Các vị khách mời của buổi lễ sẽ lần lượt được các bạn nhân viên, PG hỗ trợ hướng dẫn vào địa điểm chính của sự kiện. PG còn có vai trò hướng dẫn khách mời tìm được đúng vị trí của họ. Điều này khiến cho khách mời cảm nhận được sự quan tâm, tận tình của chủ đầu tư cũng như đơn vị tổ chức sự kiện.

Tiết mục văn nghệ chào mừng: hầu hết trong các sự kiện đều sẽ có chương trình văn nghệ chào mừng. Các tiết mục văn nghệ chào mừng mang lại rất nhiều tác dụng tích cực. Trước tiên, việc diễn các tiết mục văn nghệ sẽ thu hút sự tập trung, chú ý của tất cả các khán giả tham gia hướng về sân khấu. Bên cạnh đó, lúc các tiết mục văn nghệ được trình diễn cũng là thời gian kéo dài để tất cả những người tham gia có cơ hội ổn định chỗ ngồi, chuẩn bị bắt đầu cho chương trình sắp diễn ra. Điều này tạo tiền đề cho tiết mục khai mạc buổi lễ ở phần tiếp theo. Ngoài ra, các tiết mục nghệ thuật còn có tác dụng khuấy động, tạo không khí tươi vui, sôi nổi, đem lại cảm giác thoải mái nhất cho không gian diễn ra sự kiện.

Khai mạc buổi lễ: MC là người đóng vai trò dẫn dắt buổi lễ, giới thiệu các đại biểu quan trọng như ban lãnh đạo địa phương, đối tác, những người đóng góp cho dự án và khách mời của sự kiện. Bên cạnh đó còn chịu trách nhiệm giới thiệu sự kiện, lịch sử, ý nghĩa của công trình, mục tiêu của buổi lễ. Năng lượng, tính cách của MC và kịch bản MC quyết định năng lượng của buổi lễ. Họ sẽ thay mặt chủ đầu tư, đơn vị tổ chức thông báo lý cho tổ chức buổi lễ và những thông tin quan trọng đến với toàn thể những người tham dự.

Đại biểu phát biểu: Trong các buổi Lễ khánh thành, không thể nào thiếu sự xuất hiện của người đứng đầu dự án hoặc đại diện đơn vị chủ quản, chủ đầu tư. Những người này có vai trò phát biểu, tóm tắt về quá trình thực hiện, những thách thức gặp phải và ý nghĩa của công trình đối với cộng đồng, gửi lời cám ơn đến toàn thể những người góp công sức cho sự thành công của công trình, sự án,... Ngoài ra không thể thiếu phần phát biểu của một vài khách mời quan trọng chúc mừng sự thành công của dự án.

Nghi thức cắt băng khánh thành: một nghi thức không thể thiếu và không bao giờ được phép quên đó chính là nghi thức cắt băng khánh thành. Nghi thức này có sự tham gia của các lãnh đạo địa phương và những người đóng vai trò quan trọng trong suốt quá trình hoàn thiện công trình. Họ sẽ cùng nhau cắt băng để chính thức khánh thành công trình. Sau nghi thức cắt băng là thời gian để các vị đại biểu cùng nhau giao lưu và chụp ảnh lưu niệm.

Tham quan công trình: sau khi đã trải qua hết tất cả các nghi lễ tại sân khấu của sự kiện, tiếp theo đó là thời khắc tất cả các khách mời cùng nhau tham quan công trình để thấy rõ sự hoàn thiện và những tiện ích mà công trình mang lại. Việc tham quan sẽ giúp cho khách mời có cái nhìn chi tiết nhất về công trình, hiểu rõ được sự nỗ lực và tâm huyết, đóng góp của tất cả mọi người.

Kết thúc buổi lễ: việc kết thúc buổi lễ sẽ có hoặc không có chương trình tiệc liên hoan. Điều này tùy thuộc vào kế hoạch của đơn vị tài trợ cũng như chủ doanh nghiệp. Bên cạnh đó, MC sẽ gửi lời cám ơn đến tất cả các khách mời, nhà tài trợ, những người tham dự cũng như hỗ trợ cho sự thành công của buổi lễ. Trong một số trường hợp, buổi tiệc liên hoan sẽ được tổ chức ngay sau khi kết thúc buổi lễ hoặc diễn ra sau vào buổi tối.

Các hạng mục cần quan tâm khi tổ chức Lễ khánh thành

Sân khấu sự kiện Lễ khánh thành

Tùy vào quy mô của Lễ khánh thành mà kích thước của sân khấu có thể được tăng giảm bề ngang, bề rộng và chiều cao. Đối với các sự kiện khánh thành các công trình nhỏ, được tổ chức ở không gian nhỏ, người ta có thể dựng sân khấu ngoài trời với kích thước sân khấu nhỏ, kích thước thấp tầm khoảng 10 - 30cm để tiết kiệm không gian.

Sân khấu sự kiện thường có sự hỗ trợ của màn hình LED để chiếu hình ảnh, video về thông tin của đơn dự án được tổ chức. Bên cạnh đó, màn hình LED còn đóng vai trò chiếu visual, video tương tác hỗ trợ tối đa cho các tiết mục biểu diễn nghệ thuật.

Âm thanh - Ánh sáng sự kiện Lễ khánh thành

Hệ thống âm thanh - Ánh sáng sự kiện phụ thuộc vào kích thước không gian sự kiện. Hệ thống âm thanh phụ thuộc vào số lượng người tham dự và không gian trong nhà hoặc ngoài trời. Âm thanh phải đảm bảo bao trùm được không gian và không gây vang, chói tai, khó chịu cho người tham dự. Đối với các sự kiện có không gian tổ chức dài, cần bổ sung hệ thống loa phù hợp để hạn chế ít nhất việc delay âm thanh.

Hệ thống ánh sáng sẽ quyết định mức độ hoành tráng của không gian sân khấu sự kiện. Hiện nay, các thiết bị đèn là vô cùng đa dạng, các đơn vị tổ chức sự kiện uy tín sẽ biết cách phối hợp các mẫu đèn khác nhau để tạo nên một không gian ấn tượng. Bên cạnh đó, việc điều chỉnh hoạt động của các thiết bị cũng là một yếu tố mà Quý khách hàng nên cân nhắc. Lựa chọn được một kỹ sư ánh sáng có gu thẩm mỹ và nhiều kinh nghiệm sẽ tận dụng được tối đa hiệu ứng của thiết bị, đem lại một sân khấu trình diễn ấn tượng.

Các hạng mục sản xuất - photobooth - backdrop - gian hàng,...

Một phần nhỏ nhưng không kém phần quan trọng chính là các hạng mục như photobooth, backdrop sự kiện. Việc đặt các photobooth tại cổng vào của sự kiện đem đến nhiều công dụng cho buổi lễ khánh thành. Người tham dự sẽ có không gian để chụp ảnh, check in trước khi sự kiện diễn ra. Bên cạnh đó, photobooth, gian hàng với các thiết kế đẹp, màu sắc bắt mắt còn có ưu điểm là thu hút ánh nhìn, tạo thẩm mỹ cho không gian sự kiện. Ngoài ra, hạng mục này còn có một ưu điểm ít người để ý đến đó là về tác dụng truyền thông. Những tấm ảnh được đơn vị tài trợ, đơn vị tổ chức hoặc quý khách hàng đăng tải trên các trang mạng xã hội sẽ góp phần tăng mức độ nhận diện thương hiệu, đem lại hiệu quả truyền thông và đưa tin tức của dự án vừa được hoàn thành đến gần hơn với công chúng.

4S Hoàng Sa Việt chuyên tổ chức Lễ khánh thành chuyên nghiệp

4S Hoàng Sa Việt với xuất phát điểm là đơn vị nhỏ lẻ cho thuê các thiết bị âm thanh, ánh sáng. Sau hơn 10 năm nỗ lực và phát triển, chúng tôi đã trở nên lớn mạnh hơn với nhiều ngành nghề kinh doanh. Một trong số đó là Tổ chức sự kiện, cung cấp âm thanh, ánh sáng và màn hình LED là ngành đã đồng hành cùng chúng tôi từ những bước đầu gầy dựng. Bên cạnh những nguồn lực về thiết bị, nguồn tài sản quý báu khác của chúng tôi đó chính là con người. Đội ngũ nhân viên siêng năng, nhiệt tình, trách nhiệm, đổi mới. Chính vì lẽ đó, 4S Hoàng Sa Việt tích lũy được cho mình những kinh nghiệm vô cùng quý báu, những bài học. Bên cạnh đó tinh thần luôn trau dồi, học hỏi và khả năng cập nhật kiến thức giúp Chúng tôi trở thành một trong những đơn vị uy tín của miền Nam trong ngành Tổ chức sự kiện. Chúng tôi biết ơn tất cả những vị khách hàng đã yêu mến và trao gửi niềm tin, trao cho 4S Hoàng Sa Việt cơ hội tổ chức nên những sự kiện vô cùng tuyệt vời, đáng nhớ.