Quy trình tổ chức hội chợ triển lãm chuyên nghiệp

Quy trình tổ chức hội chợ triển lãm chuyên nghiệp

Hội chợ triển lãm là gì

Hội chợ triển lãm là mọt sự kiện được tổ chức để trưng bày, giới thiệu và quảng bá sản phẩm, dịch vụ. Ở một số sự kiện, người ta còn cho khách hàng trải nghiệm, dùng thử sản phẩm. Triển lãm là một cơ hội để doanh nghiệp tạo mối quan hệ với các đối tác, khách hàng và xã hội. Việc này giúp tăng mức độ nhận diện thương hiệu, quảng bá sản phẩm và mở rộng mối quan hệ với các doanh nghiệp trong ngành cũng như là với người sử dụng sản phẩm, dịch vụ.

Thời gian diễn ra hội chợ triển lãm thường kéo dài trong một hoặc nhiều ngày, tại một địa điểm nhất định. Dạng sự kiện này thu hút đông đảo sự tham gia của các gian hàng và nhiều doanh nghiệp khác nhau. Ngoài việc tổ chức các buổi giới thiệu, trải nghiệm sản phẩm, hội chợ triển lãm còn có sự tham gia của nhiều dạng hoạt động vui chơi giải trí khác như ca nhạc, trình diễn nghệ thuật,... chủ yếu để làm mới, khuấy động không gian sự kiện

Hội chợ triển lãm là một dạng sự kiện để xúc tiến thương mại, trao đổi thông tin và giúp các doanh nghiệp đến gần hơn với công chúng, tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Bên cạnh đó, việc tham gia sự kiện hội chợ triển lãm cũng giúp cho các doanh nghiệp trong cùng ngành có cơ hội giao lưu học hỏi lẫn nhau, tạo dựng mối quan hệ trong ngành.

Quy trình tổ chức hội chợ triển lãm chuyên nghiệp

Xác định mục tiêu hội chợ triển lãm

Mục tiêu của các hộ chợ triển lãm thường là trưng bày, giới thiệu sản phẩm, đưa sản phẩm đến gần hơn với công chúng. Bên cạnh đó còn là cơ hội kết nối các doanh nghiệp trong ngành. Tùy vào dạng sản phẩm mà mỗi gian hàng có một quy cách khác nhau. Một số gian hàng tại hội chợ triển lãm còn hỗ trợ cho khách hàng trải nghiệm sản phẩm.

Việc xác định được mục tiêu của hội chợ triển lãm giúp cho đơn vị tài trợ, đơn vị tham gia, đơn vị thi công hiểu và liệt kê được những việc mà mình phải chuẩn bị, thực hiện. Bám sát mục tiêu giúp cho công việc của tất cả các bên đạt được hiệu quả cao nhất có thể.

Lên kế hoạch cho hội chợ triển lãm

Sau bước xác định mục tiêu, bước tiếp theo là lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện. Kế hoạch chi tiết bao gồm thời gian, địa điểm, các chương trình biểu diễn, các hoạt động nghệ thuật và quan trọng nhất là ngân sách.

Kế hoạch càng được lên kỹ càng và chi tiết thì ngày diễn ra sự kiện sẽ được suôn sẻ, ít rủi ro hơn. Bên cạnh đó, kế hoạch sự kiện cũng là một yếu tố để các nhà tài trợ đánh giá, xem xét, từ đó quyết định có nên chi tiền đầu tư vào sự kiện hay không.

Chọn lựa địa điểm phù hợp

Địa điểm diễn ra các buổi hội chợ triển lãm thường là nơi có kích thước rộng rãi, thoáng mát, có sức chứa lượng người đông và nhiều gian hàng. Đa số các hội chợ triển lãm ít ngày sẽ diễn ra tại các bãi đất, công viên rộng. Những sự kiện triển lãm nhiều ngày hơn, chuyên nghiệp hơn sẽ được diễn ra tại các Trung tâm hội nghị triển lãm. Một số Trung tâm hội nghị triển lãm phổ biến tại TP HCM là: Sky Expo Việt Nam, Saigon Exhibition and Convention Center (SECC), Trung tâm triển lãm và hội chợ Tân Bình, Nhà thi đấu Phú Thọ,...

Tìm kiếm nhà tài trợ

Tại các sự kiên lớn, người ta thường sẽ tìm kiếm nhà tài trợ để hỗ trợ nguồn tài chính, thông tin của họ sẽ được in/ trưng bày trên các gian hàng, standee, backdrop. Điều này góp phần truyền thông cho các doanh nghiệp tài trợ. Bên cạnh đó, có thể nói rằng việc tài trợ cho một sự kiện là mối quan hệ win - win, bởi lẽ cả 2 doanh nghiệp được tài trợ và doanh nghiệp tài trợ đều có lợi ích về truyền thông, danh tiếng.

Kêu gọi gian hàng từ các doanh nghiệp

Trong khoảng thời gian này, tùy vào mục đích của hội chợ triển lãm phù hợp hay không phù hợp mà các nhãn hàng sẽ lựa chọn có hay không tham gia. Các sản phẩm được trưng bày, cho trải nghiệm trong gian hàng từ các doanh nghiệp phải phù hợp với chủ đề của sự kiện.

Quảng bá đến công chúng

Quảng bá trước sự kiện là một bước vô cùng quan trọng để công chúng biết đến và sắp xếp thời gian cá nhân phù hợp để tham gia sự kiện. Marketing thường được làm thành một chiến dịch có kế hoạch cụ thể. Có thể dùng nhiều phương tiện marketing khác nhau như các kênh mạng xã hội, truyền thông báo chí, truyền thông qua các standee, phướn treo quảng cáo hoặc tờ rơi,...

Chuẩn bị cơ sở hạ tầng

Cơ sở hạ tầng trong các sự kiện hội chợ triển lãm có thể được hiểu là phần cứng của sự kiện bao gồm nhà bạt, sân khấu, âm thanh, ánh sáng, gian hàng, màn hình LED, TV chạy hình ảnh quảng cáo và một số thiết bị hỗ trợ khác,...

Thực hiện sự kiện

Ngày diễn ra sự kiện tại các hội chợ triển lãm thường sẽ diễn ra các hoạt động khai mạc, nghệ thuật, vinh danh,... trên sân khấu. Sau đó là thời gian của các gian hàng tự triển lãm, tự giới thiệu và cho khách hàng trải nghiệm. Đơn vị tổ chức cho nhiệm vụ điều phối tổ chức các hoạt động khác, kiểm tra chất lượng gian hàng và giúp đỡ các doanh nghiệp cũng như khách tham quan.

Tổng kết và dọn dẹp trả lại mặt bằng

Sau khi sự kiện kết thúc là quá trình tháo dỡ trả lại mặt bằng sạch sẽ, nguyên vẹn không bị hư hại cho trung tâm triển lãm/ công viên,...

Việc dọn dẹp trả mặt bằng cũng là một điều quan trọng. Nếu công tác tháo dỡ, dọn dẹp không được thực hiện tốt, mặt bằng trả lại không được sạch sẽ, sẽ ảnh hưởng đến danh tiếng của nhiều đơn vị, trong đó bao gồm đơn vị agency, đơn vị thi công và doanh nghiệp tài trợ được quảng bá.

Những điều cần lưu ý khi tổ chức hội chợ triển lãm

Đăng ký với nhà nước: Đối với các sự kiện lớn với nhiều doanh nghiệp và người tham gia, cần phải xin có sự xin phép các sơ quan quản lý nhà nước ngay từ trong quá trình lên kế hoạch sự kiện

Chọn địa điểm phù hợp: Địa điểm lựa chọn cần phải phù hợp với mục tiêu và kế hoạch của hội chợ triển lãm. Bên cạnh đó, tùy thuộc vào số lượng người đăng ký tham gia mà việc lựa chọn địa điểm cần được xem xét cân nhắc sao cho phù hợp về phong cách, thiết kế và cả sức chứa.

Quản lý đăng ký tham gia: Một số chương trình không cần đăng ký tham gia, cho khách mời ra vào tự do. Tuy nhiên có một số sự kiện cần quản lý số lượng người tham gia, vì lẽ đó phải quản lý số lượng đơn đăng ký, để phù hợp với sức chứa của sảnh.

4S Hoàng Sa Việt chuyên tổ chức sự kiện, cho thuê âm thanh, ánh sáng, màn hình LED

4S Hoàng Sa Việt với 10 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện. Chúng tôi tự hào là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện uy tín hàng đầu miền Nam, có khả năng cung cấp tất cả các hạng mục liên quan đến sự kiện như âm thanh, ánh sáng, sân khấu, màn hình LED, nhân lực sự kiện,... Với phương châm Với phương châm hàng đầu là chuyên nghiệp, tận tình, nhanh chóng, giá cả hợp lí, chúng tôi đảm bảo sự thành công cho sự kiện và trải nghiệm tốt nhất cho Quý khách hàng.

Liên hệ với chúng tôi ngay để được tư vấn chi tiết miễn phí!