Bí kíp tổ chức sự kiện tri ân khách hàng chuyên nghiệp

Bí kíp tổ chức sự kiện tri ân khách hàng chuyên nghiệp

Sự kiện tri ân khách hàng

Tri ân khách hàng là một dạng sự kiện quan trọng thường thấy ở các doanh nghiệp. Sự kiện được tổ chức với ý nghĩa giao lưu, kết nối. Bên cạnh đó còn giúp doanh nghiệp bày tỏ lòng biết ơn đối với những khách hàng đã đồng hành trong suốt quãng thời gian qua.

Sự kiện tri ân khách hàng thường diễn ra tầm một buổi và đôi khi được kết hợp đồng thời với các sựu kiện khác như: sự kiện tri ân kết hợp gala dinner, sự kiện tri ân kết hợp ra mắt sản phẩm, sự kiện tri ân kết hợp hội nghị, hội thảo,...

Mục đích sự kiện tri ân khách hàng

Bày tỏ sự biết ơn với khách hàng

Các sự kiện tri ân khách hàng sẽ thể hiện sự tri ân đối với những người đã tin tưởng và sử dụng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Việc bày tỏ sẽ khiến cho khách hàng cảm kích và cảm thấy được sự quan trọng của mình, từ đó tăng sự tin tưởng, tăng sự thân thiết. Từ đó giúp khách hàng có ý định gắn bó lâu dài hơn với doanh nghiệp.

Tăng cường mối quan hệ và sự kết nối

Việc mời khách hàng đến tham gia vào không gian chung của một buổi sự kiện sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp kết nối hơn với các khách hàng. Bên cạnh đó tạo thêm cơ hội kết nối thân thiết hơn với các khách hàng mục tiêu. Không gian chung của buổi tiệc cũng giúp cho khách hàng có cơ hội giao lưu với nhau, tạo mối quan hệ làm ăn sau này.

Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới

Trong các sự kiện tri ân khách hàng, doanh nghiệp có thể tận dụng, lồng ghép vào đó những không gian nhỏ để trưng bày sản phẩm hoặc tận dụng nội dung chương trình để giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ mới. Khách hàng tham dự vào sự kiện có thể trực tiếp trải nghiệm, cầm nắm, sử dụng sản phẩm, trực tiếp nghe và hiểu về những dịch vụ. Từ đó tạo cho họ có động cơ sử dụng những mặt hàng, dịch vụ mới của doanh nghiệp. Tận dụng các sự kiện tri ân để quảng bá sản phẩm đem lại hiệu quả tốt, tiết kiệm chi phí.

Lắng nghe phản hồi từ khách hàng để cải thiện sản phẩm dịch vụ

Từ những trải nghiệm trực tiếp, khách hàng có thể đóng góp những phản hồi, ý kiến để doanh nghiệp ngày càng hoàn thiện sản phẩm, dịch vụ sao cho phù hợp nhất với thị hiếu của khách.

Cách tổ chức một sự kiện tri ân khách hàng

Lên kế hoạch cho sự kiện

Tùy vào quy mô của chương trình mà sự kiện có thể được lên kế hoạch từ 2 tuần đến 1 tháng. Việc lên kế hoạch sự kiện bao gồm nhiều kế hoạch, trong đó có: kế hoạch hoạch về thời gian địa điểm, kế hoạch về ngân sách, kế hoạch chương trình,... Kế hoạch sự kiện càng được lên rõ ràng thì rủi ro càng được quản trị tốt. Bên cạnh đó, các kế hoạch cũng giúp cho những người thực hiện sự kiện và khách hàng nắm rõ một mốc thời gian, địa điểm, ngân sách nhất định để thực hiện theo, tránh sai lệch.

Xác định nội dung chương trình

Sau thời gian, địa điểm, ngân sách thì kế hoạch về nội dung chương trình là thứ tiếp theo cần được xác định rõ. Nội dung chương trình đa phần sẽ phụ thuộc và bám sát vào chủ đề. Tùy vào tệp khách hàng và độ tuổi của những người tham gia mà nội dung cần được kiểm duyệt sao cho phù hợp nhất. Nội dung chương trình cũng ảnh hưởng đến màu sắc, các chi tiết trang trí.

Ví dụ đối với các sự kiện có đa số khách hàng là những người trẻ tuổi thì phần âm nhạc, ánh sáng phải mang màu sắc tươi trẻ, khỏe khoắn, rực rỡ,... Đối với các sự kiện có khách tham gia đa số là phụ nữ thì màu sắc được chọn phải là những màu nhẹ nhàng, dịu dàng,...

Lên danh sách khách mời

Đối với tiệc tri ân khách hàng thì danh sách khách mời là những người có tương tác, có sử dụng sản phẩm, dịch vụ và tạo ra nguồn thu, nguồn lợi nhuận cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, ưu tiên những khách mời có nhiều mối quan hệ, tạo nguồn thu lớn, để bày tỏ sự biết ơn đối với sự tin tưởng mà khách hàng đã dành cho doanh nghiệp. Điều quan trọng là không được bỏ sót khách hàng quan trọng nào, việc bỏ sót khách hàng sẽ tạo ra sự so sánh và suy nghĩ trong lòng khách hàng, khiến họ cảm thấy không vui.

Quảng bá trước sự kiện

Việc quảng bá bao gồm quảng bá trên các trang mạng xã hội và gửi thư mời đến những vị khách quan trọng. Các kênh truyền thông giải trí của doanh nghiệp đăng tải thông tin về sự kiện sẽ gây sự tò mò cho tất cả những người theo dõi các trang mạng, thể hiện cho khách hàng và khách hàng tiềm năng biết được những ưu đãi mà họ sẽ nhận được khi làm việc với doanh nghiệp.

Quà tặng cho khách mời

Đừng quên chuẩn bị phần quà tặng cho khách hàng tham gia. Vui lòng khách đến, vừa lòng khách đi. Tham dự sự kiện và có thêm quà mang về, sẽ khiến cho mức độ hài lòng của khách hàng tăng tối đa. Nếu phù hợp, có thể tận dụng các sản phẩm của doanh nghiệp để làm quà tặng cho khách hàng.

Gửi lời cám ơn và ghi nhận ý kiến

Sau sự kiện, doanh nghiệp tổ chức phải gửi email và tin nhắn cám ơn tới tất cả những khách hàng đã tham gia. Ngoài ra, khách hàng có thể đóng góp những ý kiến về sản phẩm, dịch vụ, sự kiện vừa tham gia cho đơn doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp ghi nhận những ý kiến, dần hoàn thiện hơn doanh nghiệp, rút kinh nghiệm cho những lần làm sự kiện sau.

Những điểm cần lưu ý trong sự kiện tri ân khách hàng

Xác định độ tuổi khách hàng

Việc xác định độ tuổi khách hàng là vô cùng cần thiết. Tùy vào độ tuổi khách hàng tham gia mà doanh nghiệp có thể chọn được địa điểm, thời gian, âm thanh, ánh sáng và các tiết mục văn nghệ một cách phù hợp. Bên cạnh đó, màu sắc trong sự kiện cũng được cân nhắc tùy theo độ tuổi của người tham dự.

Cần có tiết mục liên hoan, ăn uống, tea break

Doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn Sự kiện tri ân khách hàng kết hợp với gala dinner, tiệc tùng, tea break,... Việc kết hợp những khoảng thời gian ăn uống giúp tăng tối đa trải nghiệm của khách hàng. Khách tham dự có thể có những khoảng thời gian giải trí, vui vẻ với nhau. Việc giao lưu, kết nối và tạo dựng mối quan hệ cũng trở nên dễ dàng hơn.

Ngoài ra, việc chuẩn bị ẩm thực, tea break cũng thể hiện được sự tận tình, chu đáo và hiếu khách của doanh nghiệp tổ chức. Đồ ăn thức uống có thể cung cấp năng lượng cho khách mời, giúp họ tập trung hơn và tránh việc mệt mỏi khi tham gia chương trình.