4 bước tổ chức triển lãm công nghệ đúng chuẩn

4 bước tổ chức triển lãm công nghệ đúng chuẩn

Xác định chủ đề triển lãm

Tùy vào lĩnh vực mà triển lãm sẽ được chia thành nhiều dạng, nhiều chủ đề khác nhau. Triển lãm có thể là triển lãm về khoa học, công nghệ, triển lãm tranh nghệ thuật, triển lãm thời trang, triển lãm thủ công mỹ nghệ, triển lãm xã hội - nhân văn,...

Việc xác định được chủ đề của triển lãm giúp cho đơm vị tài trợ, agency và đơn vị tổ chức dễ dàng bám vào mục tiêu đó mà phát triển các ý tưởng cũng như các hạng mục bám sát với chủ đề nhất. Sự kiện sẽ không bị lạc đề, xa rời mục tiêu.

Bên cạnh đó, việc xác định được chủ đề sẽ giúp cho đơn vị thiết kế, tổ chức dễ dàng trong quá trình lựa chọn các chi tiết bổ trợ, màu sắc sử dụng.

Một buổi triển lãm công nghệ thường sẽ là những buổi ra mắt, trưng bày, giới thiệu và cho khách hàng tham dự thử nghiệm, trải nghiệm sản phẩm kỹ thuật số hiện đại như: máy móc sức khỏe, máy ảnh, máy chơi game, ra mắt điện thoại. Thường chủ đề của dạng triển lãm công nghệ sẽ là việc công nghệ gắn liền với những yếu tố trong đời sống hằng ngày. Ví dụ như công nghệ trong việc giáo dục (VD: triển lãm quốc tế chuyên ngành giáo dục BESS Vietnam 2023,...), công nghệ trong sức khỏe (VD: triển lãm quốc tế chuyên ngành y dược,...), công nghệ trong nghệ thuật (VD: triển lãm máy ảnh Sony, triển lãm màn hình LED,...)

Xác định mục tiêu triển lãm

Có 2 dạng mục tiêu mà Quý khách hàng cần xác định khi muốn tổ chức một buổi triển lãm công nghệ đúng chuẩn. Mục tiêu kinh tế của triển lãm và khách hàng mục tiêu của triển lãm thường là 2 yếu tố chủ yếu. Việc biết được mục tiêu kinh tế của triển lãm giúp cho Quý khách hàng có những ý tưởng phù hợp, đúng chuẩn, từ đó có thể truyền đạt lại cho các agency hoặc các đơn vị tổ chức để họ có thể hiểu rõ nhất. Từ các ý tưởng đó biến thành thực tế, phục vụ cho nhu cầu của khách hàng.

Ví dụ, trong một buổi triển lãm máy ảnh, kịch bản chương trình, các gian hàng trưng bày, các standee, backdrop, các yếu tố như âm thanh, ánh sáng bổ trợ sẽ được thiết kế, đặt để một cách phù hợp, thẩm mỹ, bổ trợ tốt nhất cho việc trưng bày sản phẩm, trải nghiệm thực tế sản phẩm, cảm giác sống trong không gian nghệ thuật của khách hàng.

Điều quan trọng nhất của việc tổ chức một sự kiện triển lãm đúng chuẩn là xác định được khách hàng mục tiêu của sự kiện. Việc xác định khách hàng mục tiêu bao gồm các công tác: xác định độ tuổi của khách hàng, xác định sở thích của khách hàng, xác định được thói quen mua hàng của khách. Độ tuổi của khách hàng sẽ quyết định được các yếu tố về âm thanh, hình ảnh, phong cách của sự kiện. Một sự kiện triển lãm dành cho độ tuổi thanh thiếu niên thì âm nhạc được sử dụng sẽ tươi trẻ, sôi động hơn, các chi tiết trang trí cũng sẽ mang nét tươi mới, rực rỡ.

Lựa chọn địa điểm cho sự kiện triển lãm công nghệ

Địa điểm tổ chức sự kiện triển lãm phải đáp ứng đầy đủ các yếu tố như: vị trí của địa điểm, kích thước sảnh, cơ sở hạ tầng, các dịch vụ tiện ích hỗ trợ.

Vị trí của địa điểm tổ chức không nên quá xa hoặc gần các khu vực đông đúc, gây cản trở giao thông trong trường hợp khách mời dồn đến cùng một thời điểm.

Tùy thuộc vào tính chất, mục đích và số lượng khách mời, sản phẩm trưng bày mà kích thước không gian của triển lãm có thể lớn hoặc nhỏ. Diện tích sảnh cần đủ lớn để chứa tất cả các khách mời, gian hàng, khu vực trưng bày triển lãm, khu vực trải nghiệm của khách hàng.

Địa điểm tổ chức phải có đầy đủ cơ sở hạ tầng cần thiết để phục vụ cho công tác triển lãm: điện, nước, internet, hệ thống thông gió, nước, nhà vệ sinh, bãi đỗ xe,... để đảm bảo các nhu cầu cơ bản của khách tham dự.

Tiện ích tại các sự kiện được phục vụ là các dịch vụ an ninh, quản lý, ẩm thực, thuê thiết bị như âm thanh, ánh sáng,... Tiện ích thường sẽ được bao gồm trong các gói dịch vụ cho thuê sảnh. Dịch vụ bảo an tại các địa điểm cho thuê để tổ chức triển lãm thường đáng tin cậy. Bởi lẽ các nhân viên bảo an của sảnh biết rõ được sơ đồ cụ thể của địa điểm. Tuy nhiên, chất lượng của thiết bị tại các sảnh cho thuê như đèn, loa, màn hình LED thường sẽ được đặt cố định, không thể di dời theo ý muốn hoặc không quá chuyên nghiệp, không nhiều để đảm bảo được độ lung linh như ý muốn của khách hàng. Để khắc phục điều này, Quý khách hàng có thể lựa chọn thuê địa điểm, sau đó thuê riêng một đội ngũ chuyên nghiệp hơn trong việc tổ chức để setup không gian. Việc này có thể giúp cho các ý tưởng tuyệt vời của bạn được hiện thực hóa mà không mất quá nhiều thời gian để điều chỉnh các thiết bị có sẵn.

Đặc biệt đối với các sự kiện công nghệ, việc sử dụng các yếu tố kỹ thuật số hiện đại như âm thanh, ánh sáng, màn hình LED cũng phải là các thiết bị hiện đại nhất để phù hợp với không gian hiện đại. Bạn không thể dùng các thiết bị lỗi thời trong các sự kiện thiên về công nghệ, điều này làm cho khách tham dự có cái nhìn không được tốt, nghi hoặc và kém ấn tượng về các sản phẩm mà đơn vị tổ chức cung cấp. Việc sử dụng các yếu tố bổ trợ hiện đại sẽ khiến cho sự kiện triển lãm của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn, hỗ trợ tốt cho việc trưng bày, trình chiếu, giới thiệu các sản phẩm kỹ thuật số.

Lựa chọn đơn vị tổ chức uy tín

Một đơn vị tổ chức uy tín sẽ đem lại sự thành công tuyệt đối cho sự kiện của Quý khách. Sau đây là một số yếu tố mà một đơn vị uy tín có thể đảm bảo được cho sự kiện triển lãm của bạn

Sự kiện diễn ra đúng timeline: một đơn vị uy tín sẽ đảm bảo được một hệ thống thiết bị đầy đủ, đội ngũ chuyên nghiệp, nhanh nhẹn và có đủ kiến thức về nghề. Chính vì vậy, việc set up sẽ diễn ra một cách nhanh chóng, đúng kỹ thuật, đảm bảo bàn giao đúng giờ.

Sự kiện chuyên nghiệp, thành công: sự thành công của sự kiện được đánh giá ở 2 bước: khi set up xong và quá trình diễn ra sự kiện. Một sự kiện triển lãm được set up đẹp, bắt mắt đảm bảo sẽ gây ấn tượng với khán giả tham dự, các đơn vị truyền thông báo chí. Bên cạnh đó, quá trình diễn ra sự kiện không xảy ra sự cố cũng là thành công mà tất cả các đơn vị tổ chức sự kiện muốn hướng đến. Sự hài lòng của tất cả các khách hàng ở tất cả các hạng mục từ âm thanh, ánh sáng, màn hình LED và các chi tiết thiết kế, trang trí chính là sự thành công của chúng tôi.

Liên hệ với chúng tôi ngay để được tư vấn chi tiết miễn phí!