Tổ chức Lễ khai trương - Grand Opening

Tổ chức Lễ khai trương - Grand Opening

Lễ khai trương

Lễ khai trương hay còn được gọi là Grand Opening. Đây là một sự kiện quan trọng để giới thiệu , ra mắt một cửa hàng, đưa vào hoạt động kinh doanh. Việc tổ chức lễ khai trương giống như một lời thông báo cho tất cả mọi người từ quen biết đến công chúng bên ngoài biết đến doanh nghiệp, sản phẩm. Bên cạnh đó, người ta còn có thể tận dụng Lễ khai trương để truyền thông, đưa sản phẩm của mình đến gần hơn với người sử dụng.

Quy trình tổ chức lễ khai trương đúng chuẩn

Lên kế hoạch cho Lễ khai trương

Kế hoạch của lễ khai trương bao gồm xác định các yếu tố như vị trí, địa điểm, thời gian tổ chức. Kế hoạch, kịch bản của buổi lễ cũng nên được lập sẵn.

Lên kế hoạch ngân sách:

Chương trình sự kiện nào cũng nên lập một kế hoạch ngân sách để biết được số tiền dự kiến có thể chi cho sự kiện. Bên cạnh đó việc có một kế hoạch ngân sách giúp cho bạn hiểu được những khoản chi từ lớn đến nhỏ, quản lý được các khoản tiền tốt hơn, hợp lý hơn.

Thiết kế các ấn phẩm, backdrop, yếu tố hỗ trợ: tại các lễ khai trương, các sản phẩm nên được thiết kế sao cho phù hợp với chủ đề, mục tiêu của sự kiện. Bản thiết kế giúp cho khách hàng cũng như đơn vị thi công hiểu được thiết kế loa, đèn, các yếu tố trang trí. Khách hàng có thể dựa vào đó để biết trước layout sự kiện, điều chỉnh sao cho phù hợp với nhu cầu. Đơn vị thi công cũng dựa vào bản thiết kế để thi công một cách đúng và đủ thiết bị nhất. 4S Hoàng Sa Viêt có một đội ngũ nhân viên đầy sáng tạo, nhiệt huyết và am hiểu thiết bị, có thể cung cấp cho Quý khách hàng những bản thiết kế đẹp và phù hợp nhất.

Chuẩn bị danh sách khách mời cho Lễ khai trương:

Danh sách khách được mời như đối tác, khách hàng, bạn bè và các nhân vật quan trọng khác phải được liệt kê và gửi thư mời. Việc lập danh sách khách mời giúp cho doanh nghiệp không bị thiếu sót khách mời, tránh gây buồn lòng những người không nhận được lời mời. Việc lập danh sách và mời những nhân vật quan trọng đến khai trương giống như một lời thông báo khéo léo gửi đến họ, mong họ đến chung vui, chúc mừng và trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ.

Chuẩn bị chương trình ẩm thực:

Tùy vào quy mô của lễ khai trương mà sự chương trình ẩm thực có sự khác nhau. Tại các lễ Khai trương - Grand Opening với quy mô nhỏ như: cửa hàng quần áo, spa, quán ăn, shop hoa,... ẩm thực người ta lựa chọn thường là teabreak. Tiệc teabreak nhỏ giúp kéo dài thời gian khách hàng ở lại với sự kiện. Bên cạnh đó teabreak còn giúp các khách mời có khoảng thời gian giao lưu, nói chuyện và kế nối với nhau. Đối với các sự kiện Grand Opening lớn hơn, Chương trình ẩm thực cũng sẽ hoành tránh hơn. Người ta có thể đặt bàn ghế theo dạng bàn tròn để người tham dự có thể vừa ăn uống vừa giao lưu. Tóm lại, chương trình ẩm thực dù đơn giản hay phức tạp, thì cũng giúp khách tham dự tăng khả năng trải nghiệm, đem lại cho họ cảm giác và ấn tượng tốt hơn về sự kiện.

Thi công, thực hiện Lễ khai trương:

Giai đoạn thi công sự kiện cần được diễn ra nhanh chóng và chuyên nghiệp. Tùy vào quy mô của sự kiện mà việc thi công có thể diễn ra trong vòng 1 buổi, 1 ngày hoặc nhiều ngày. Tuy nhiên dù lớn hay nhỏ thì việc thi công cũng phải được diễn ra dưới sự giám sát của các cấp quản lý. Điều này giúp đảm bảo các hạng mục được thực hiện đúng, đủ, nhanh chóng, chuyên nghiệp, kịp tiến độ bàn giao cho đơn vị Khai trương.

Truyền thông cho Lễ khai trương:

Như đã nói ở các mục trên, Lễ khai trương - Grand opening cũng có tác dụng truyền thông. Những người đến tham dự có thể check in, tham quan, trải nghiệm sản phẩm và đăng tải lên trang cá nhân của họ. Điều này vô tình là cho Lễ khai trương của Doanh nghiệp được lợi truyền thông. Bên cạnh đó, về phía đơn vị Khai trương cũng như đơn vị thi công cũng cần truyền thông cho chính mình. Việc đăng tải các hình ảnh, video clip về Lễ khai trương được đăng tải lên trang mạng xã hội, Fanpage của Doanh nghiệp cũng góp phần truyền thông cho sự kiện.

Dọn dẹp sau chương trình:

Sau khi kết thúc chương trình, việc dọn dẹp trả mặt cũng là một phần vô cùng quan trọng. Công tác này được thực hiện tốt sẽ để lại ấn tượng tốt trong mắt đơn vị thuê cũng như các đơn vị có liên quan. Mặt bằng được trả lại hư hại, không đúng nguyên vẹn sẽ khiến cho đơn vị thi công mang tiếng xấu.

Những điều cần lưu ý khi tổ chức lễ khai trương

Chọn ngày thích hợp: việc chọn ngày tốt trong phong thủy quan niệm sẽ giúp cho công việc làm ăn của doanh nghiệp sẽ phát triển tốt hơn, hưng thịnh hơn. Bên cạnh đó, việc chọn ngày phù hợp với lịch trình của khách, chọn ngày cuối tuần, sẽ giúp cho số lượng khách tham gia được đầy đủ hơn. Từ đó nâng cao được hiệu quả truyền thông của Lễ khai trương.

Trang trí không gian: Không gian trang trí cần phù hợp với chủ đề, màu sắc, ý tưởng của sự kiện. Các chi tiết trang trí cũng cần được cân nhắc để phù hợp với đối tượng tham gia và không gian của Lễ khai trương cũng như cửa hàng được khai trương.

An ninh: Đảm bảo có đủ nhân viên hỗ trợ trong ngày khai trương, cùng với các biện pháp an ninh cần thiết để sự kiện diễn ra suôn sẻ.

4S Hoàng Sa Việt tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp

4S Hoàng Sa Việt với xuất phát điểm là đơn vị nhỏ lẻ cho thuê các thiết bị âm thanh, ánh sáng. Sau hơn 10 năm nỗ lực và phát triển, chúng tôi đã trở nên lớn mạnh hơn với nhiều ngành nghề kinh doanh. Một trong số đó là Tổ chức sự kiện, cung cấp âm thanh, ánh sáng và màn hình LED là ngành đã đồng hành cùng chúng tôi từ những bước đầu gầy dựng. Bên cạnh những nguồn lực về thiết bị, nguồn tài sản quý báu khác của chúng tôi đó chính là con người. Đội ngũ nhân viên siêng năng, nhiệt tình, trách nhiệm, đổi mới. Chính vì lẽ đó, 4S Hoàng Sa Việt tích lũy được cho mình những kinh nghiệm vô cùng quý báu, những bài học. Bên cạnh đó tinh thần luôn trau dồi, học hỏi và khả năng cập nhật kiến thức giúp Chúng tôi trở thành một trong những đơn vị uy tín của miền Nam trong ngành Tổ chức sự kiện. Chúng tôi biết ơn tất cả những vị khách hàng đã yêu mến và trao gửi niềm tin, trao cho 4S Hoàng Sa Việt cơ hội tổ chức nên những sự kiện vô cùng tuyệt vời, đáng nhớ.