Tổ chức sự kiện trọn gói TP HCM

Tổ chức sự kiện trọn gói

Tổ chức thi công sự kiện

Thi công sự kiện là quá trình triển khai các công việc cụ thể như dựng sân khấu, lắp đặt đèn, loa, trang trí sân khấu, nhằm tạo không gian nghệ thuật tổ chức các sự kiện, buổi hòa nhạc, hội chợ, hội thảo hoặc lễ hội.

Việc thi công sự kiện đảm bảo mọi công việc liên quan đến tổ chức sự kiện diễn ra suôn sẻ, quy trình và chất lượng sự kiện được quản lý nghiêm ngặt. Tất cả các công tác từ việc lên ý tưởng, thiết kế, trang trí, lắp đặt âm thanh, ánh sáng, dịch vụ hỗ trợ cho đến khi sự kiện kết thúc.

Quy trình tổ chức, thi công sự kiện

Quy trình tổ chức sự kiện bao gồm nhiều công đoạn và diễn ra trong nhiều ngày. Việc thi công sự kiện phải diễn ra dưới sự giám sát chặt chẽ của quản lý đội ngũ để đảm bảo được sân khấu sự kiện và các yếu tố bổ sung được thực hiện đúng, đủ, sát với thiết kế nhất có thể.

Quy trình thi công sự kiện bao gồm các giai đoạn sau

Lên ý tưởng: Ý tưởng của sự kiện là yếu tố vô cùng quan trọng. ý tưởng sự kiện sẽ quyết định màu sắc, phong cách và cách sắp xếp các thiết bị như loa, đèn, màn hình LED. Bên cạnh đó, hiệu ứng được chạy trên màn hình LED cũng được quyết định bởi ý tưởng chủ đề của sự kiện. Việc lên ý tưởng cho sự kiện cần có sự thỏa thuận giữa các bên, thương lượng bàn bạc giữa nhà cung cấp, nhà đầu tư và agency. Việc lên ý tưởng sẽ giúp cho các giai đoạn tiếp theo của sự kiện diễn ra được suôn sẻ, đúng với ý đồ của nhà đầu tư.

Khảo sát địa điểm: Khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện là quá trình tìm hiểu và đánh giá các yếu tố quan trọng tại nơi diễn ra sự kiện như: vị trí, diện tích, cơ sở vật chất, thiết kế, an ninh, an toàn và các yêu cầu kỹ thuật khác. Quá trình này giúp cho người tổ chức và đội ngũ thi công nắm bắt được đặc điểm của địa điểm tổ chức. Từ đó chuẩn bị tốt cho các giai đoạn tiếp theo. Khi nắm bắt được kích thước của địa điểm hỗ trợ cho giai đoạn thiết kế được chính xác nhất với thực tế. Bên cạnh đó, khảo sát kỹ lưỡng sẽ giúp cho đơn vị tổ chức chuẩn bị được những phương án dự phòng phù hợp để quản trị rủi ro tốt nhất. Ví dụ như sự kiện được tổ chức ở bãi biển có nhiều gió, đơn vị tổ chức có thể chuẩn bị nhiều vật dụng để gia cố, đảm bảo các vật liệu không bị gió thổi bay.

Thiết kế sự kiện:

Thiết kế là quá trình tạo ra kế hoạch và ý tưởng để tạo ra các sản phẩm, dịch vụ hoặc hệ thống. Nó liên quan đến việc sáng tạo, kỹ thuật, và chăm chỉ để tạo ra những sản phẩm có giá trị và hữu ích.

Thiết kế sân khấu là quá trình lên ý tưởng và tạo ra các ấn phẩm phục vụ cho việc xây dựng sân khấu cho một sự kiện, như buổi diễn thời trang, buổi hội thảo, buổi ca nhạc,... Một bản thiết kế sân khấu đầy đủ sẽ thể hiện rõ cách sắp xếp, lắp đặt sân khấu, vị trí đặt để thiết bị, màn hình LED hoặc thiết kế của backdrop nếu có.

Thiết kế sân khấu sự kiện là bản vẽ mô phỏng sân khấu, có thể được vẽ 2D hoặc 3D, biểu thị sống động hình dáng, kích thước của một sân khấu cho một sự kiện. Thiết kế sân khấu sự kiện bao gồm những chi tiết như loa, đèn, khung truss, màn hình LED, các hình vẽ trang trí cụ thể. Khách có thể dựa trên bản thiết kế sự kiện để hình dung sơ bộ về sân khấu. Bên cạnh đó, nhân viên kỹ thuật dàn dựng sân khấu cũng có thể dựa trên bản thiết kế ấy để lắp đặt sân khấu, khung sân khấu và những chi tiết trang trí một cách chính xác hơn.

Bên cạnh thiết kế sân khấu, thiết kế sự kiện còn được sử dụng trong việc thiết kế cách đặt để các vật dụng hỗ trợ như backdrop, photobooth, tiểu cảnh, bàn ghế, gian hàng, rào chắn,... phù hợp với tính chất và chủ đề của sự kiện.

Thi công sự kiện: sau các giai đoạn khảo sát, thiết kế, tiến hành đến giai đoạn thi công sự kiện, dàn dựng sân khấu. Đây là giai đoạn thực hiện những ý tưởng và thiết kế từ những giai đoạn trước. Thi công sự kiện phải được giám sát kỹ càng bởi đội ngũ quản lý để chắc chắn đúng thiết kế, đúng chủ đề, vị trí và tiến độ.

Trực chạy chương trình: trong giai đoạn chương trình được diễn ra cần bố trí nhân sự trực chạy chương trình để giải quyết các vấn đề bất chợt có thể xảy ra, đảm bảo sự thông suốt của chương trình

Dọn dẹp trả mặt bằng: đây là một giai đoạn cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng trong quá trình tổ chức sự kiện. Việc thu dọn cần được diễn ra nhanh chóng để hoàn trả lại mặt bằng cho đơn vị cho thuê địa điểm. Việc dộn dẹp càng diễn ra lâu thì chi phí nhà đầu tư phải trả cho đơn vị cho thuê càng lớn. Đơn vị thi công thường sẽ tranh thủ dọn ngay sau khi chương trình kết thúc để trả địa điểm trong vài giờ đồng hồ, mục đích là để giảm tiền thuê cho khách hàng. Thu dọn cần kỹ lưỡng và cẩn thận, bởi lẽ nếu sảnh không được gọn gàng sẽ gây ra tiếng xấu cho đơn vị thi công lẫn nhà đầu tư. Trong ngành sự kiện, gìn giữ danh tiếng là một điều rất quan trọng.

Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói

Dịch vụ thi công sự kiện trọn gói bao gồm việc lên ý tưởng, khảo sát, thiết kế, thi công, trực chạy sự kiện và thu dọn sau chương trình.

Lựa chọn thi công sự kiện trọn gói giúp cho khách hàng tiết kiệm được nhiều nguồn lực về thời gian, nhân công, kinh phí. Thay vì thuê đơn vị thiết kế riêng, sân khấu riêng, trực chạy chương trình riêng, nhà đầu tư sẽ tốn rất nhiều thời gian để sắp xếp hợp lý các lịch trình giữa các nhà thầu, các khoản kinh phí thuê lẻ cũng sẽ đội lên rất cao. Thay vào đó, khách hàng có thể lựa chọn dịch vụ trọn gói, nghĩa là một đơn vị chuyên nghiệp kiêm tất cả các giai đoạn. Việc này tạo ra sự thống nhất giữa các giai đoạn, tiết kiệm được thời gian, sức người và tiền của. Đơn vị nhận thầu cũng chủ động hơn trong việc sắp xếp công việc, tạo được hiệu quả tốt nhất cho công việc.

4S Hoàng Sa Việt là một đơn vị uy tín với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện. Chúng tôi có một đội ngũ chuyên nghiệp, chuyên nhận trọn gói thầu, có thể kiêm nhiều giai đoạn, sắp xếp công việc hợp lý, nhanh chóng hoàn thiện sản phẩm, tiết kiệm được thời gian và kinh phí cho đơn vị tài trợ/ agency. Với hệ thống nguồn lực về sức người và nguồn thiết bị hiện đại, dồi dào, chúng tôi đã tổ chức thành công nhiều sự kiện tầm cỡ. 4S Hoàng Sa Việt tự hào và tự tin có thể đem đến cho quý khách hàng những dịch vụ trọn gói, nhanh chóng và trải nghiệm tốt nhất.