Top 4 lí do nên lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói

Top 4 lí do nên lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói

Tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm việc chuẩn bị cho việc diễn ra của một chương trình. Quá trình bao gồm tất cả các việc như: lên ý tưởng, lên kế hoạch, lựa chọn địa điểm, lựa chọn các nhà cung cấp, quảng bá sự kiện, thực hiện sự kiện và đánh giá,...

Các sự kiện được tổ chức bao gồm rất nhiều dạng ví dụ như: sự kiện âm nhạc, gala dinner, sự kiện thể thao, sự kiện Hội thảo, Hội nghị, sự kiện triển lãm công nghệ, nghệ thuật,...

Sự kiện được tổ chức có thể được lên kế hoạch nhiều ngày trước khi sự kiện diễn ra. Sự kiện sẽ có sự tham gia tổ chức của nhiều team, mỗi team một vai trò và cùng nhau vận hành sự kiện từ đầu đến cuối. Có nhiều mục đích để người ta quyết định tổ chức tổ chức sự kiện: kỉ niệm, quảng bá, giáo dục, gây quỹ, giải trí,...

Các đối tượng tham gia của sự kiện có thể bao gồm nhiều độ tuổi. Xác định được đối tượng tham gia sự kiện sẽ giúp quý khách hàng và đơn vị tổ chức lập được kế hoạch và kịch bản phù hợp.

Xác định ngân sách sự kiện khiến cho việc cân đối được các chi phí sẽ trở nên dễ dàng hơn, quản lí được các nguồn thu chi, không làm sự kiện bị vượt quá ngân sách. Có rất nhiều khoản phải chi tiêu trong sự kiện bao gồm địa điểm, trang trí, ẩm thực, truyền thông,...Lựa chọn các đơn vị thầu trọn gói sẽ giúp cho quý khách hàng tiết kiệm được nhiều chi phí. Đặc biệt là khi tất cả các gói dịch vụ được thầu bởi một đơn vị, đơn vị sẽ chỉ tính một lần gói vận chuyển, thay vì nhiều gói vận chuyển riêng lẻ từ nhiều đơn vị lẻ.

Gói tổ chức sự kiện trọn gói bao gồm những gì

Tùy thuộc và tính chấ và quy mô sự kiện mà chúng tôi sẽ có các gói tổ chức khác nhau. Ví dụ sự kiện âm nhạc cần những hạng mục khác nhau, gala dinner lại cần những hạng mục khác,... Chung quy lại, các gói tổ chức sự kiện thường bao gồm các hạng mục cụ thể như sau:

Âm thanh sự kiện: các gói âm thanh sự kiện, số lượng loa, các phương án hệ khung để treo loa. Người ta căn cứ vào số lượng khách hàng tham dự và kích thước của không gian để bố trí âm thanh một cách phù hợp. Việc bố trí các gói âm thanh tùy theo không gian khiến cho âm thanh bao phủ toàn bộ không gian, không vị trí nào bị mất âm hoặc vang, rè.

Ánh sáng sự kiện: các gói ánh sáng sự kiện có giá cả cao hay thấp phụ thuộc vào loại đèn và số lượng đèn được bố trí, sử dụng. Đối với các sân khấu Hội nghị, học thuật đơn giản, người ta không sử dụng quá nhiều đèn lấp lánh, giá tiền cho một gói ánh sáng sự kiện cũng rẻ hơn. Tuy nhiên đối với các chương trình lễ hội âm nhạc hoanh tráng hơn thì số lượng đèn phải nhiều và rực rõ hơn, đồng nghĩa với giá tiền cũng cao hơn.

Màn hình LED sự kiện: Màn hình LED trong nhà và màn hình LED ngoài trời sẽ có giá khác nhau. Thường các sự kiện sẽ dùng loại màn hình LED P3 để mức độ hiển thị hình ảnh được đẹp và sắc nét nhất. Màn hình LED có thể được thiết kế, tạo hình để tối đa tính thẩm mỹ và tạo ấn tượng cho người tham dự. Bên cạnh đó, có một số sự kiện có yêu cầu đặc biệt, người ta sẽ sử dụng màn hình LED cong. Vì lí do khó thi công nên giá của màn hình LED cong và màn hình LED thiết kế sẽ có giá cao hơn hơn so với màn hình LED thông thường.

Nhà bạt sự kiện: người ta thường dùng nhà bạt sự kiện cho các sự kiện ngoài trời, tránh các tác nhân thời tiết như nắng, mưa, bảo vệ thiết bị và con người. Nhà bạt sự kiện có nhiều dạng và nhiều chất liệu. Nhà bạt thường thường được dùng trong hội chợ, sự kiện khánh thành, khởi công,... Nhà bạt mái trong được dùng trong các sự kiện yêu cầu nhiều hơn về thẩm mỹ chẳng hạn như đám cưới. Nhà bạt mái trong thường được trang trí thêm đèn để tạo độ lung linh.

Màn sao, phông sao: Màn sao hay còn gọi là phông sao được sử dụng để che chắn không gian phía sau sân khấu hoặc che chắn những chi tiết kém thẩm mỹ trong không gian sự kiện. Màn sao có thể được điều chỉnh chiều dài và chiều rộng tùy theo không gian, kích thước của địa điểm tổ chức. Ngoài ra, người ta còn có màn sao trần để che chắn trần nhà. Tuy nhiên màn sao trần vì mức độ thi công khó hơn, phức tạp, cần nhiều nhân công và thiết bị hơn, nên sẽ có giá cao hơn.

Khung truss, layer truss sự kiện: Khung truss sự kiện là hệ khung dùng để treo thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình LED. Khung truss thông thường sẽ được dùng trong các sự kiện vừa và nhỏ. Khung layer truss được dùng trong các sự kiện lớn,...Khung layer truss sẽ đem lại sự hoành tráng cho không gian, tạo sự chú ý cho những người tham dự từ phía xa.

Gói tea break, finger food: là hoạt động giúp người tham dự có khoảng thời gian thư giãn, nghỉ ngơi, nạp lại năng lượng và giao lưu, trao đổi kiến thức, kinh nghiệm với nhau. Dạng ẩm thực này thường dùng những loại bánh kẹo, trái cây được cắt, chia nhỏ, vô cùng tiện lợi cho việc cầm, ăn uống và giao lưu mà không gây bất tiện.

Gói cho thuê cổng hơi sự kiện: Cổng hơi sự kiện là một loại cổng được sử dụng trong các sự kiện ngoài trời như lễ hội, triển lãm, thể thao, lễ khai trương, lễ khánh thành,... Cổng hơi được làm từ các vật liệu nhẹ, dễ dàng lắp đặt, dễ dàng vận chuyển. Cổng hơi tạo sự chú ý cho sự kiện, bên cạnh đó còn có thể đem lại hiệu ứng truyền thông.

Gói dịch vụ hiệu ứng sân khấu: những hiệu ứng này nhằm tạo sự sinh động cho sân khấu, nâng cao trải nghiệm của người dùng. Các loại hiệu ứng sân khấu bao gồm: pháo sáng, pháo lửa, pháo kim tuyến, khói, khói lạnh,... Tùy vào sự kiện mà chúng tôi sẽ tư vấn cho quý khách những loại hiệu ứng sân khấu phù hợp để đem lại hiệu quả tốt nhất cho không gian sự kiện.

Gói decor, thi công photobooth, back drop: backdrop hoặc photobooth tạo không gian chụp ảnh cho sự kiện, bên cạnh đó còn đem lại không khí hào hứng cho sự kiện.

Top 4 lí do tại sao nên lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói

Lí do đầu tiên là về Chi phí

Việc lựa chọn các gói tổ chức sự kiện trọn gói sẽ giúp cho quý khách tiết kiệm được nhiều chi phí so với gói thuê lẻ. Các gói thuê lẻ sẽ đắt hơn vì tốn nhiều lần cho chi phí nhân công và vận chuyển. Thường các đơn vị vận chuyển sẽ có chính sách giảm giá để khuyến khích khách hàng lựa chọn trọn gói thầu. Lựa chọn khách hàng sẽ có lợi hơn cho khách hàng.

Lí do thứ hai là Tiết kiệm thời gian

Khi thuê các gói thầu lẻ, khách hàng sẽ phải tự sắp xếp thời gian thi công giữa các đơn vị thầu sao cho hợp lí. Bên cạnh đó còn mất thêm thời gian để tìm kiếm, liên lạc nhiều đơn vị khác nhau. Yêu cầu quý khách phải lên lịch trình hợp lí để không làm mất thêm chi phí thuê nhân công. Khi chọn các đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói, đơn vị ấy sẽ thay quý khách làm tất cả những công đoạn trên. Họ sẽ tự sắp xếp thời gian với nhân công một cách phù hợp nhất, đảm bảo hoàn thành việc thi công đúng thời gian và nhanh chóng.

Lí do thứ ba là Đồng nhất về chất lượng

Như đã nói bên trên, việc có cùng một kế hoạch thi công xuyên suốt cho nhiều hạng mục trong cùng một sự kiện, đơn vị thi công sẽ có đầy đủ các thiết bị, đồng nhất với nhau về chất lượng. Đơn vị thi công cũng có đầy đủ những thiết bị kết nối phù hợp của các thiết bị. Đảm bảo hoàn toàn về sự tương thích, chương trình sự kiện sẽ không bị gặp sự cố về kết nối.

Lí do thứ tư là về Sự thống nhất trong kế hoạch

Các gói tổ chức sự kiện trọn gói thường đi kèm với một bản kế hoạch cho toàn chương trình. Việc bám sát theo kế hoạch với từng chi tiết nhỏ sẽ khiến cho cả đơn vị đầu tư và đơn vị thi công nắm được tiến trình và tiến độ của sự kiện. Trong trường hợp có vấn đề xảy ra, người ta cũng sẽ nhanh chóng tìm ra lỗi để kịp thời khắc phục mà không tốn quá nhiều thời gian rà soát.