Tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp giá rẻ

Tổ chức Hội nghị, Hội thảo chuyên nghiệp, giá rẻ

Hội thảo, Hội nghị là gì

Du lịch MICE (Meetings, Incentives, Conferences and Exihibitions) là một thuật ngữ trong ngành du lịch về việc vừa kết hợp du lịch vừa tổ chức các sự kiện hội thảo, sự kiện khuyến mãi, hội nghị và triển lãm. Loại hình du lịch này thường được các doanh nghiệp sử dụng, với mục đích là ưu tiên kết hợp giữa việc du lịch nghỉ dưỡng và các hội thảo hội nghị, nhằm tạo điều kiện cho nhân viên trong doanh nghiệp vừa có thời gian nghỉ ngơi, giải trí vừa có không gian, cơ hội để giao lưu gặp gỡ, trao đổi thông tin, học hỏi và ký kết hợp đồng, giải quyết những vấn đề còn tồn đọng hoặc vinh danh cá nhân, tổ chức, nhân cơ hội quảng bá cho doanh nghiệp.

Ngày nay, khi nhu cầu của các doanh ngiệp về loại mô hình này tăng cao, các hội nghị, hội thảo được tổ chức ngày càng nhiều.

Hội nghị, hội thảo chính là những cuộc họp lớn được tổ chức để thảo luận, trao đổi ý kiến, hoặc đưa ra quyết định về một vấn đề cụ thể nào đó. Đây là cơ hội để mọi người cùng nhau tập trung, trao đổi thông tin và kiến thức. Trong trường hợp có vấn đề cần giải quyết thì hội thảo là thời gian để giải quyết, xác định hướng đi và kế hoạch cụ thể về vấn đề ấy. Hội nghị có thể diễn ra về các lĩnh vực khác nhau như kinh doanh, chính trị, y tế, giáo dục, xã hội.

Triển lãm là một sự kiện thiên về kinh doanh, dịch vụ, công nghệ hoặc nghệ thuật, được tổ chức để trưng bày, giới thiệu, quảng bá các sản phẩm của doanh nghiệp. Có thể thông qua việc trưng bày, giới thiệu để đưa các thông tin mới, tạo ra cơ hội cho doanh nghiệp và người sáng tạo trình bày ý tưởng của mình, kết nối với khách hàng tiềm năng. Triển lãm có thể công cộng hoặc riêng tư tùy vào ý muốn và mục đích của khách hàng.

Nhu cầu tổ chức hội nghị, hội thảo ngày nay

Với nhu cầu ngày càng tăng cao của Du lịch MICE, theo đó, nhu cầu tổ chức các sự kiện Hội nghi, Hội thảo cũng tăng dần. Các doanh nghiệp luôn có một khoản quỹ để dành cho việc tổ chức các sự kiện nội bộ, mục đích cốt yếu là kết nối các thành viên trong công ty với nhau, tôn vinh doanh nghiệp, cá nhân hoặc nhân các sự kiện để quảng cáo, giới thiệu sản phẩm.

Các loại sự kiện thường gặp:

Lễ ra mắt sản phẩm

Lễ tổng kết năm

Lễ vinh danh cá nhân/ doanh nghiệp

Lễ trao giải

Lễ tri ân khách hàng

Hội nghị khách hàng thân thiết

Hội thảo tổng kết tình hình kinh doanh

Bên cạnh đó, khách hàng có thể tổ chức các sự kiện kết hợp để tiết kiệm chi phí và thời gian

Lễ vinh danh kết hợp với Year end party

Hội nghị kết hợp với Gala dinner

Hội thảo kết hợp với Ra mắt sản phẩm

Lễ khen thưởng nhân viên kết hợp với Gala dinner

Hội nghị kết hợp với Sinh nhật công ty

Hội nghị kết hợp với Lễ tri ân khách hàng thân thiết

Tùy vào mục đích, chủ đề, concept khách hàng lựa chọn, người ta sẽ bắt đầu lên ý tưởng và kế hoạch cho sự kiện.

Quy trình tổ chức Hội nghị, Hội thảo uy tín, chuyên nghiệp

Sau khi đã xác định được hướng đi của Hội nghị, Hội thảo. Bước tiếp theo chính là lập kế hoạch. Kế hoạch tổ chức Hội nghị, Hội thảo bao gồm nhiều bước, trong đó các bước hỗ trợ chặt chẽ cho nhau, không thể thiếu đi bước nào.

Lên ý tưởng cho Hội nghị: Việc xác định ý tưởng của sự kiện Hội nghị, Hội thảo giúp cho Nhà tài trợ và Đơn vị tổ chức nắm được dụng ý cần được truyền tải. Từ đó sắp xếp tất cả các yếu tố liên quan để thi công, lắp đặt phục vụ cho sự kiện.

Xác định ngân sách: Ngân sách là yếu tố quyết định mức độ hoành tráng và quy mô của sự kiện. Hoạch địch được ngân sách dễ dàng giúp cho các bên cân đo đong đếm được những khoản phải chi, tránh việc phát sinh ngoài ý muốn vượt ngoài số tiền mà nhà đầu tư có thể chi. Chi phí bao gồm chi phí cố định và chi phí biến động. Chi phí cố định bao gồm khoản tiền chi trả cho các đơn vị cho thuê địa điêm, trang thiết bị,... Chi phí biến động bao gồm các khoản chi phí chi trả cho nhân sự thuê ngoài (nếu có), thực phẩm, đồ uống, di chuyển,... Bên cạnh đó, nên có một khoản chi phí dự phòng để chi trả cho những hạng mục phát sinh ngoài ý muốn.

Lựa chọn địa điểm: lựa chọn một địa điểm phù hợp với tính chất của sự kiện là một yếu tố vô cùng quan trọng. Sự kiện ngoài trời phải được làm ở những nơi có sân rộng, đủ không gian, không bị cản trở bởi yếu tố thời tiết. Sự kiện trong nhà có thể được tổ chức tại nhà thi đấu, hội trường, phòng hội nghị,... Địa điểm tổ chức phải được xem xét ở các yếu tố như độ rộng của không gian tổ chức, sức chứa, các trang thiết bị hỗ trợ,...

Thiết kế sân khấu sự kiện: Cần có một bản thiết kế sự kiện phù hợp với chủ đề và mục đích, khách hàng của sự kiện để nhân sự thi công sự kiện có thể dựa theo đó mà dựng sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn hình LED đúng với yêu cầu của khách hàng. Một bản thiết kế sân khấu ấn tượng thể hiện được mức độ thẩm mỹ, gu và tính cẩn thận của nhà tài trợ và đội ngũ thi công. Sân khấu sự kiện đẹp sẽ dễ gây thiện cảm và để lại dấu ấn cho người tham gia.

Lựa chọn đơn vị Tổ chức, thi công sự kiện: Việc trao niềm tin cho một đơn vị thi công sự kiện uy tín là một điều vô cùng cần thiết và cần được cân nhắc kỹ lưỡng. Lựa chọn một đơn vị thi công, tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp, uy tín tiết kiệm được nhiều nguồn lực bao gồm thời gian, chi phí, nhân công,... Lựa chọn đúng đơn vị thi công chuyên nghiệp là bước đầu thành công của sự kiện.

Tháo dỡ và dọn dẹp: công tác tháo dỡ và dọn dẹp cần được diễn ra một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp để tiết kiệm thời gian thuê địa điểm. Làm tốt công tác tháo dỡ và dọn dẹp địa điểm sạch sẽ để lại ấn tượng tốt đối với nhà tài trợ, agency, khách tham dự và những người không trực tiếp tham dự sự kiện.

4S Hoàng Sa Việt tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp, giá rẻ tại TP HCM

Tầm quan trọng của việc lựa chọn Đơn vị thi công Hội nghị, Hội thảo chuyên nghiệp

Có thể nói đơn vị thi công, tổ chức sự kiện uy tín là bước đầu thành công của sự kiện.

Nếu bạn chọn một đơn vị thi công không uy tín, có thể gây ra các vấn đề về chất lượng dịch vụ, thiếu trách nhiệm và có thể ảnh hưởng đến uy tín của sự kiện và doanh nghiệp của bạn. Điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến trải nghiệm của khách hàng và doanh số bán hàng của bạn. Bởi vậy, việc lựa chọn đơn vị thi công sự kiện uy tín là rất cần thiết để đảm bảo sự thành công của sự kiện và niềm tin của khách hàng.

4S Hoàng Sa Việt tổ chức Hội nghị, Hội thảo uy tín nhất tại TP HCM

Với phương châm hàng đầu là chuyên nghiệp, tận tình, nhanh chóng, giá cả hợp lí cùng với sự quản lí của đội ngũ điều hành có trên 10 năm kinh nghiệm, 4S Hoàng Sa Việt may mắn được quý khách hàng yêu mến, trao gửi niềm tin và trở thành một trong những đơn vị uy tín nhất của khu vực miền Nam.

Chúng tôi cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói. Ngoài các sự kiện âm nhạc, thể thao, lễ hội, lễ khai trương, chúng tôi đã tham gia tổ chức nhiều sự kiện Hội nghị, Hội thảo khắp nơi trên khu vực TP HCM và các vùng lân cận.

Gợi ý TOP 10 địa điểm Tổ chức sự kiện Hội nghị, Hội thảo uy tín tại TP HCM

Trung tâm Tổ chức sự kiện Gem Center

Trung tâm hội nghị tiệc cưới Capella Park View

Trung tâm hội nghị tiệc cưới White Palace

Khách sạn Park Hyatt Sài Gòn

Khách sạn New World

Khách sạn Novotel Saigon Centre

Trung tâm hội nghị hội thảo sự kiện Crystal

Khách sạn Caravelle Saigon

Khách sạn Majestic

Trung tâm Hội nghị Adora