Tổ chức Hội nghị nội bộ doanh nghiệp

Tổ chức Hội nghị nội bộ doanh nghiệp

Hội nghị nội bộ

Hội nghị là những cuộc họp lớn, nhỏ, với sự tham gia của nhiều người, để trao đổi ý kiến, thảo luận, đưa ra quyết định về một vấn đề cụ thể nào đó. Đây là cơ hội để mọi người cùng nhau tập trung, trao đổi thông tin và kiến thức. Trong trường hợp có vấn đề cần giải quyết thì hội thảo là thời gian để giải quyết, xác định hướng đi và kế hoạch cụ thể về vấn đề ấy. Hội nghị có thể diễn ra về các lĩnh vực khác nhau như kinh doanh, chính trị, y tế, giáo dục, xã hội.

Hội nghị nội bộ là một sự kiện quan trọng được tổ chức trong nội bộ công ty, nhằm mục đích truyền đạt thông tin, thảo luận và tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề tồn đọng. Bên cạnh đó, hội nghị còn có thể bàn bạc về một số nội dung, hướng đi mới.

Mục đích và nội dung của hội nghị nội bộ

Hội nghị nội bộ được tổ chức với nhiều nội dung quan trọng, tuy nhiên, thường Hội nghị nội bộ sẽ bàn về các vấn đề sau:

Cập nhật thông tin: Hội nghị là dịp lãnh đạo công ty truyền đạt những thông tin cần thiết: tình hình kinh doanh, kết quả kinh doanh, chiến lược phát triển doanh nghiệp trong tương lai và các chính sách mới.

Thảo luận ý kiến: sự kiện này là dịp để toàn thể nhân viên trong doanh nghiệp có thể đưa ra ý kiến, thảo luận về những vấn đề liên quan đến doanh nghiệp. Bên cạnh đó, có thể đưa ra ý tưởng để cải thiện các vấn đề còn tồn đọng và định hướng phát triển mới

Định hướng phát triển trong tương lai: qua việc cập nhật tình hình và thảo luận những vấn đề chưa hợp lý, đồng thời đưa ra những định hướng phù hợp giúp cho mọi người biết được hướng đi và cùng nhau đưa doanh nghiệp phát triển hơn trong tương lai.

Tăng cường kết nối: Hội nghị nội bộ là một cơ hội để toàn thể thành viên trong doanh nghiệp có cơ hội cùng nhau thảo luận, giao lưu, tăng cường tinh thần đồng đội và sự gắn kết giữa các bộ phận.

Hội nghị nội bộ có thể được tổ chức theo nhiều hình thức khác nhau: Hội nghị trực tiếp, hội nghị trực tuyến qua các nền tảng như: zoom, microsoft, google meet,... Ngoài ra, các Hội nghị còn có thể được kết hợp với các sự kiện khác. Hội nghị kết hợp Gala dinner, Hội nghị kết hợp với Lễ tri ân khách hàng, Hội nghị kết hợp với Year end Party, Hội nghị kết hợp ra mắt sản phẩm,...

Những điều cần lưu ý khi tổ chức các Hội nghị nội bộ

Không gian: không gian của các buổi hội nghị là không gian làm việc chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Chính vì vậy, sự kiện Hội nghị nội bộ phải được tổ chức trong các không gian lịch sự, sang trọng như: Trung tâm Hội nghị,

Đảm bảo đầy đủ trang thiết bị: các thiết bị cần thiết trong sự kiện Hội nghị nội bộ chính là âm thanh, ánh sáng cho sân khấu. Ngoài không gian sảnh, không gian sân khấu cũng cần phải được lắp đặt loa và đèn phù để tạo độ lung linh, thu hút sự chú ý của người tham dự.

Yếu tố hỗ trợ: các yếu tố hỗ trợ thường được dùng trong sự kiện Hội nghị thường là máy chiếu, màn chiếu, micro hỗ trợ thuyết trình, báo cáo, trình chiếu tài liệu và hình ảnh.

Backdrop, photobooth sự kiện và bảng chỉ dẫn: cần có backdop sự kiện và các bảng hướng dẫn để gây sự chú ý cho người tham dự. Bên cạnh đó, các yếu tố này còn có tác dụng thông báo vị trí diễn ra sự kiện khách tham dự. Ngoài ra, việc sử dụng backdop, photobooth cũng tạo không gian check in cho người tham dự, từ đó có thể tận dụng các hình ảnh này cho mục đích truyền thông.

Ẩm thực trong các sự kiện Hội nghị: Việc có các không gian tea break, ăn uống thể hiện được sự chu đáo của doanh nghiệp đối với khách mời. Tạo không gian tea break giúp cho người tham dự có khoảng thời gian giải trí, tái tạo năng lượng, giao lưu, kết giao mối quan hệ sau khoảng thời gian hội họp căng thẳng. Ngoài ra, tea break có thể làm điểm nhấn, trang trí cho sự kiện.

Cách chuẩn bị thiết bị cho sự kiện Hội nghị nội bộ doanh nghiệp

Âm thanh: các sự kiện Hội nghị thường sẽ diễn ra các hoạt động báo cáo, thuyết trình, trao đổi,... Vì vậy, trong các hội nghị không thể thiếu được các loại loa chuyên dụng, micro cầm tay không dây và micro cổ cò phục vụ cho việc phát biểu. Mic cài tai cũng sẽ là một thiết bị hỗ trợ đắc lực, thuận tiện cho việc thuyết trình. Bên cạnh đó, ngoài các hoạt động báo cáo, đôi khi người ta sẽ lồng ghép một vài tiết mục văn nghệ để tập trung ánh nhìn và giảm căng thẳng cho bầu không khí. Cho nên việc lựa chọn các thiết bị âm thanh sao cho vừa phù hợp với trình diễn nghệ thuật vừa phù hợp với hoạt động Hội nghị là một điều vô cùng cần thiết, yêu cầu sự chuyên nghiệp, am hiểu thiết bị từ đơn vị tổ chức.

Ánh sáng: tương tự như phần âm thanh, phần ánh sáng sử dụng cho sân khấu Hội nghị cũng phải là những thiết bị phù hợp. Ánh sáng đèn sân khấu dùng cho Hội nghị không thể lung linh và nổi bật như ánh sáng đèn sân khấu Âm nhạc. Tuy nhiên, trong các Hội nghị, vẫn có những tiết mục văn nghệ, cho nên đèn sân khấu phải vừa phù hợp với Hội nghị vừa phù hợp với ca hát, nhảy múa.

Màn hình LED: màn hình LED trong Hội nghị là một thiết bị vô cùng cần thiết. Màn hình LED có thể được dùng để chiếu các hình ảnh, video clip hỗ trợ cho việc báo cáo, bàn bạc, thảo luận trở nên sôi động hơn. Bên cạnh đó, màn hình LED cũng là thiết bị hỗ trợ cho các tiết mục văn nghệ trở nên có hồn hơn, thu hút hơn.

Màn hình chiếu: màn hình chiếu hỗ trợ việc trình chiếu slide trong suốt quá trình thuyết trình. Việc trình chiếu tài liệu khiến cho khán giả dễ tập trung vào vấn đề đang bàn bạc hơn, Hội nghị trở nên hiệu quả hơn.

4S Hoàng Sa Việt tổ chức hội nghị nội bộ doanh nghiệp

Với phương châm hàng đầu là chuyên nghiệp, tận tình, nhanh chóng, giá cả hợp lí cùng với sự quản lí của đội ngũ điều hành có trên 10 năm kinh nghiệm, 4S Hoàng Sa Việt may mắn được quý khách hàng yêu mến, trao gửi niềm tin và trở thành một trong những đơn vị uy tín nhất của khu vực miền Nam.

Chúng tôi cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói. Ngoài các sự kiện âm nhạc, thể thao, lễ hội, lễ khai trương, chúng tôi đã tham gia tổ chức nhiều sự kiện công ty, Gala Dinner, Hội nghị, Hội thảo,... thảo khắp nơi trên khu vực TP HCM và các vùng lân cận.

Đến với 4S Hoàng Sa Việt, quý khách hàng sẽ có những trải nghiệm, những dịch vụ tốt nhất với giá cả vô cùng hợp lý, phải chăng.